Anleitung
Adressen für Einladungen und Karten sammeln
Jede Karte, die du per Post verschickst, braucht eine Adresse, und Adressen sind der eine Teil der Arbeit, der in den Köpfen anderer Leute steckt. Ein Design suchst du an einem Abend aus. Achtzig Adressen von achtzig Leuten zu bekommen dauert Wochen, weil es ganz davon abhängt, dass andere dir antworten.
Diese Anleitung zeigt, wie du sie bekommst, ohne achtzig einzelne Nachrichten zu schreiben, und was du mit der Liste machst, wenn sie fertig ist.
Erst die Liste, dann die Karten
Der häufigste Fehler: zuerst die Karten bestellen und sich danach um die Adressen kümmern. Es ist andersherum richtig, denn den Druck hast du selbst in der Hand, das Sammeln der Adressen nicht. Fang an zu sammeln, sobald die Gästeliste ungefähr steht: Du musst nicht wissen, wer kommt, um zu wissen, wo jemand wohnt.
Sammeln
Statt jede Person einzeln zu fragen und die Antwort in eine Tabelle zu kopieren, drehst du es um. Mailbook gibt dir einen Link. Du teilst ihn mit allen auf einmal, und jede Person trägt die eigene Adresse ein. Sie landet in deiner Liste, schon in einzelne Felder aufgeteilt.
Das ist wichtiger, als es klingt. Die Leute wissen selbst am besten, wie ihre Adresse geschrieben wird: der Zusatz zur Hausnummer, die Schreibweise der Straße, welcher von zwei Nachnamen auf den Umschlag gehört. Du weißt es nicht, und jede Adresse, die du abtippst, ist eine Gelegenheit für einen Fehler und eine Karte, die zurückkommt.
Niemand, den du fragst, muss ein Konto anlegen, es funktioniert auf dem Handy, und die Zahl der Adressen ist nicht begrenzt. Deine Liste füllt sich mit jeder Antwort. Nachhaken heißt dann nachsehen, wer noch fehlt, statt zu raten.
Hochzeit
Die längste Liste, die die meisten Menschen je sammeln, und die mit den meisten Besonderheiten. Zwei Dinge helfen. Teilt den Link von beiden Seiten: Deine Liste und die deiner Partnerin oder deines Partners überschneiden sich kaum. Und fragt die Leute nach dem Namen, der auf dem Umschlag stehen soll, statt es für sie zu entscheiden: Paare mit verschiedenen Nachnamen, unverheiratete Paare und geschiedene Eltern haben jeweils ihre eigene Schreibweise.
Kümmert sich jemand anderes um die Einladungen, zum Beispiel die Trauzeugin oder ein Geschwister, exportiere die fertige Liste und schick ihnen die Datei. Dein Login musst du dafür nicht weitergeben.
Geburt
Geburtskarten gehen nach der Geburt raus, die Adressen sollten aber lange vorher gesammelt sein. Wenn das Baby da ist, möchtest du deiner Tante nicht wegen einer Postleitzahl hinterherlaufen. Sammle in den letzten Monaten der Schwangerschaft, wenn du Zeit hast und die Leute ohnehin fragen, wie sie helfen können.
Andere Anlässe
Derselbe Link funktioniert für alles, was du per Post verschickst. Weihnachtskarten, bei denen die Liste jedes Jahr dieselbe ist und es sich lohnt, sie aufzubewahren. Eine Umzugsanzeige, die eine Karte, die Leute wirklich brauchen. Trauerkarten, bei denen die Familie wenig Zeit hat und die Adressen über eine ganze Generation verstreut sind.
Die Adressen auf die Umschläge bringen
Drei Wege, und welcher passt, hängt davon ab, wo du die Karten drucken lässt.
- Die Kartendruckerei macht es. Viele Kartenanbieter drucken die Adresse direkt auf den Umschlag, wenn du deine Liste hochlädst. Exportiere dein Mailbook als Excel- oder CSV-Datei und gib sie weiter. Das sauberste Ergebnis, aber Nachzügler sind schwierig, wenn die Bestellung einmal läuft.
- Etiketten. Kaufe Etikettenbögen und drucke deine Adressen als fertige Etikettenbögen selbst, oder lass sie von Mailbook gedruckt nach Hause liefern. Flexibel, denn eine weitere Adresse druckst du jederzeit nach.
- Von Hand schreiben. Wirklich das Schönste, wenn deine Handschrift mitspielt und die Liste kurz ist. Niemand hat je eine handgeschriebene Hochzeitseinladung bereut. Die meisten bereuen es ungefähr bei Umschlag vierzig.
Behalte die Liste
Egal zu welchem Anlass, du brauchst dieselben Adressen schneller wieder, als du denkst: für Dankeskarten nach einer Hochzeit oder Geburt, für Weihnachtskarten im selben Jahr. Die zweite Suche ist mühsamer als die erste, weil der Schwung dann weg ist. Die Liste bleibt in deinem Mailbook.
Loslegen
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